AIに案内文を頼むたびに、誰に向けて、どんな調子で、何を入れてほしいかを、最初から説明している。前にも同じことを伝えた気がするのに、前のやり取りが見つからない。
そんなときは、もっと便利な機能を探す前に、一度うまく使えた頼み方を、一つだけ残してみませんか。
立派な手順書を作る必要はありません。次に同じ仕事をするとき、自分が迷わず使える、小さなメモで十分です。
文章だけでなく、使う場面も残す
例えば「丁寧に、分かりやすく書いてください」という一文だけでは、次にどんな仕事で使うメモなのか分かりにくいかもしれません。
取引先への日程連絡なのか。参加者への開催案内なのか。お詫びの連絡なのか。同じ丁寧な文章でも、入れる情報や確かめることは違います。
僕は、AIを使ったことより、仕事が前へ進んだかを大切にしています。頼み方を残すときも、長い説明を保存することより、次の仕事で使えることを目安にしたいんです。
一つの案内文で、型を作ってみる
ここでは実在の仕事やお客様の情報を使わず、架空の社内勉強会の案内を考えます。
練習用の架空設定来週、社内で資料の整理方法を共有する会を予定しています。参加してほしい人と日時は、その都度確認します。開催場所と参加方法は、まだ決まっていません。
このような案内に使う頼み方なら、例えば次の形で残せます。
使う場面：社内の勉強会や共有会の案内の下書き 以下の材料から、社内向けの案内文を作ってください。 目的、対象者、日時、場所、参加方法が分かる順に整理してください。 決まっていない内容は補わず、最後に「要確認」としてまとめてください。 参加が必須か任意かは、材料にある場合だけ書いてください。 今回の材料： （ここに、入力してよい情報を書きます）
これは、実際のAIの出力や効果を検証した記録ではなく、頼み方を整理するための独自の練習例です。できた文章は、元の材料と見比べて確認します。
毎回変わることまで、固定しない
残したいのは、文章の目的や、情報を補わないという約束です。日時、相手、開催場所などは、毎回の材料として分けておきます。
前回の日時が入ったままの依頼文を使い回すと、古い情報を次の文章へ持ち込むことも考えられます。使う前に、今回変わる部分を確認してください。
そして、この型を使わない場面も決めておきます。例えば、お詫びの連絡や、参加条件を新しく決める相談には、そのまま使わない。別の目的の文章まで、一つの型へ押し込まなくていいんです。
会社で使う場合は、資料をAIに入力してよいかも確認します。練習は架空の材料から始められます。
まずは、次にも使いたい一件だけ
いきなり大量の依頼文を整理しようとすると、整理すること自体が新しい仕事になってしまいます。
次にも使いそうな仕事を一つ選ぶ。頼み方の上に「何のときに使うか」を一行添える。次に使ったとき、足りなかったことだけ直す。
AIの返事が毎回ぴったりになる保証はありません。それでも、自分が何を頼みたかったかを見直せる手がかりは残ります。
YCBでは、自分の仕事で試し、迷ったところを相談しながら進めます。「この頼み方を残してみたけれど、次はうまくいかなかった」。そんな途中の話も、実践を持ち寄る材料になります。
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