AIに一覧表を作ってもらった。空欄は、埋めた方がいい？

メールやメモをAIに渡して、一覧表にしてもらう。
必要な項目がきれいに並ぶと、仕事が進んだ感じがしますよね。

ところが、よく見ると、元の文章には書いていなかったことまで入っている。
反対に、空欄のままの項目もあって、これでよいのか迷う。

そんなときは、表を完成させる前に、一つ分けておきたいことがあります。

「書いていない」と「ない」は、同じでしょうか。

空いている欄にも、意味がある

例えば、勉強会の申し込みを一覧にする場面を考えてみます。ここからは、説明のための架空の例です。

申し込みメモには、こう書かれています。

勉強会への参加を希望します。参加者は2名です。

ここから、参加人数は読み取れます。

でも、到着予定時刻や、領収書が必要かどうかは書かれていません。

そこで領収書の欄を「不要」と埋めてしまうと、書いていなかったことが、本人の希望として扱われてしまいます。

元のメモから分かるのは、「領収書について記載がない」というところまでです。

同じように、金額が書かれていないからといって、0円とは限りません。期限が書かれていないことと、期限を設けなくてよいことも別です。

空欄をなくすより、その欄がなぜ埋まっていないかを分かるようにする。そう考えると、表の作り方も変わります。

先ほどの架空のメモなら、AIにはこんなふうに頼めます。

この申し込みメモから、参加人数・到着予定時刻・領収書の要否を一覧にしてください。元のメモに書かれていない項目は「未記載」としてください。推測して埋めず、確認が必要な項目を挙げてください。

これは依頼文の例です。特定のAIでの出力や正確さを検証した結果ではありません。

想定する整理は、例えば次のようなものです。

こうなっていれば、分かっていることと、これから確かめることが混ざりにくくなります。

ただし、そう頼んだからといって、必ず正しく整理されるとは限りません。返ってきた表は、元の文章に戻って確かめます。

技術の説明でも、入力から取り出した値と推定した値を分けて扱う例があります。Cloudflareの公式記事も、その区別を説明しています。参考：Cloudflare公式記事

日々の仕事では、まず「どこまでが元の資料に書かれたことか」を見えるようにするところから始められます。

未記載の項目があっても、すべてをすぐ聞き直す必要があるとは限りません。

例えば、参加人数を把握するだけなら、到着予定時刻は今は必要ないかもしれない。領収書の準備をする段階なら、要否を確認したくなるでしょう。

何が必要かは、その表を使う仕事によって変わります。

今日試すなら、実際のお客様の情報ではなく、架空の短いメモを一つ用意してみてください。

AIに一覧を作ってもらったら、一項目ずつ原文と見比べる。そして、未記載の中から、仕事を進めるために確認したいことを一つ選ぶ。

見た目の完成と、情報がそろったことを分けて考える。それも、AIを仕事で使うための小さな練習です。

YCBは、経営者が自分の仕事でAIを学び、試し、相談できるコミュニティです。使ってみた後の「ここは、どう考えればいい？」も、実践を進める入口になります。