更新日が新しい資料が、今使ってよい資料とは限らない

共有フォルダーを開くと、同じ仕事の手順書がいくつもある。
「最新版」「修正版」「最終版」と付いているけれど、結局どれを使えばいいのか分からない。

そんなとき、更新日が一番新しいファイルを選びたくなるかもしれません。
でも、新しく編集されたことと、今の仕事で使ってよいことは、別の場合があります。

改訂案と、今使う手順が並んでいたら

例えば、見積書を作る手順を見直している場面を考えてみます。これは説明のための架空の例です。

これまで使っている手順書は、社内で確認済み。
昨日更新された別のファイルは、担当者が作った改訂案。まだ確認の途中です。

更新日だけで選ぶと、確認前の案を使ってしまうかもしれません。
反対に、古い資料を使い続けてしまうこともあるでしょう。

社員が迷うのは、探し方の問題だけではなく、「今使う資料」が分かるようになっていないからかもしれません。

ここへAIを使えば、複数の資料から必要な情報を探す手助けになる可能性はあります。

ただ、どの資料を業務で使ってよいかという会社の判断まで、AIに推測させたくはありません。

改訂案なのか、確認済みなのか。いつから使うのか。分からないときは誰へ聞くのか。

まずは人が見て分かるようにしておく。その区別を、AIに参照させる資料や運用にも引き継いでいく。
会社でAIを使う準備には、こういう仕事の整理も含まれると思います。

全社の資料を一度に整理しようとすると、それだけで大きな仕事になります。
まずは、よく使う手順書を一つ選ぶところからで十分です。

この三つを、資料の先頭や共有フォルダーの案内など、使う人が気づける場所へ記してみます。改訂案は、確認前だと分かるようにしておきます。

ファイル名を整えただけで、その後も正しく管理できるとは限りません。更新したときに誰が確認し、使う版を切り替えるのかも、その仕事に合わせて決めたいところです。

まず一つの仕事で、迷う場所を減らしてみる。
それが、AIに何を任せ、人がどこを確認するかを考える入口にもなります。

YBBでは、経営者の希望と社員・現場の状況を聞き、一つの実業務からAI活用や業務改善を試す支援をしています。何を整理してから試すかも含めて、相談できます。