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AIに社内フォルダーをつなぐ前に、誰が何を見られるか確認しよう
必要な資料を探すのに、毎回時間がかかる。
社内のフォルダーをAIにつなげば、質問するだけで見つけられるんじゃないか。
そんな使い方ができたら、助かる仕事はありそうです。
ただ、接続する前に、一度見ておきたいことがあります。
そのフォルダーには、誰に見せてよい資料が入っているのでしょうか。
全員が読む手順書と、担当者だけが扱う資料。
同じ会社の情報でも、見せてよい相手まで同じとは限りません。
今の共有範囲を、把握できているか
例えば、架空の会社で、社内の資料をまとめてAIから探せるようにしようとしているとします。
以前の仕事で一時的に共有したフォルダーが、そのまま残っている。
担当が変わった後も、前の担当者が見られる状態になっている。
こんな可能性がないか、接続前に確かめておきたいんです。
Microsoftは、Copilotが既存のアクセス権限に従う一方で、広すぎる共有や管理が不十分な情報がリスクにつながると説明しています。参考：Microsoft公式「Security for Microsoft Copilot」
これは、その製品についての説明です。ほかのAIや接続方法にも、同じ仕組みが当てはまるわけではありません。
大切なのは、AIの接続設定を見ることと一緒に、元の資料の共有状態も見ることだと思います。
「誰が」「どこまで」を、具体的にする
「社内資料をAIにつなぐ」とだけ考えると、範囲が広くなります。
まず一つの仕事に絞るなら、例えば「担当者が手順書を探すために使う」というところから考えられます。
そのうえで、資料の管理担当者やサービスの公式説明と照らし合わせて、次を確認します。
- 誰の権限でAIを接続するのか。
- どのフォルダーやファイルが対象になるのか。
- どの利用者が、その情報をAI経由で参照できるのか。
- AIの回答や会話を共有した場合、誰に内容が見えるのか。
元のファイルを開く権限と、作った回答を誰かへ渡してよいかは、別に考えます。
必要な部分だけを取り出した回答にも、社外へ出せない情報が含まれるかもしれないからです。
接続方式によって扱いが違うので、「AIだから同じ」とまとめず、使う機能ごとに確かめます。
全部つなぐ前に、一つの仕事で確かめる
最初から会社の全フォルダーを対象にする必要はありません。
どんな仕事で使いたいのか。そのために、どの資料が必要なのか。
そこを先に決めると、確かめる範囲も具体的になります。
接続を試す段階では、機密を含まない架空の資料などを使い、利用者ごとの見え方を確認する方法もあります。
ただし、その試行だけで、本物の社内資料を安全に扱えると確認できたことにはなりません。実資料を対象にするときは、その資料の共有設定と接続条件を改めて確認します。
今日できるのは、接続前の一枚のメモ
まずは、使いたい資料を一つ選んで、次のことを書いてみてください。
- 何の仕事を進めるために使いたいか。
- その資料を見てよい人は誰か。
- 今の共有設定を確認できる人は誰か。
- AIとの接続で、まだ分からないことは何か。
分からない欄は、未確認のままで構いません。そこが、管理担当者や提供元へ相談する項目になります。
資料を探しやすくすることと、必要な人へ必要な範囲で渡せること。
会社でAIを使うときは、その両方を一緒に整えていきたいと思います。
YBBでは、経営者の希望と社員・現場の実情を出発点に、一つの実業務からAI活用や業務改善を一緒に考え、試していきます。専門的な権限設計が必要な場合は、社内の管理担当者や適切な専門家と確認しながら進めます。
※参照資料の確認日：2026年11月3日。実際の利用条件は、利用する製品・プラン・接続方式・会社の設定で確認してください。