「このAI、うちでも使える？」導入を決める前に確認したいこと

動画では、AIが資料を探し、必要な情報をまとめてくれている。これが自社でもできたら、社員の仕事が楽になるかもしれない。

でも、いざ使おうとすると、紹介されていた機能が見つからない。今の契約で使えるのかも、よく分からない。

こんなとき、使い方を覚える前に確認したいのが、「紹介されている機能」と「自社で試せる条件」の違いです。

便利そうなことと、今使えることを分ける

例えば、社内資料を探す機能を検討しているとします。これは、実在する会社の導入事例ではなく、確認の順番を説明するための架空の例です。

紹介を見て「資料探しに使えそうだ」と考えることと、「自社の資料で、今の契約のまま試せる」と確認することは、別の段階です。

契約するプラン、提供地域、使うアカウント、必要な設定など、確かめたい条件があるかもしれません。すべての製品に同じ条件があるという意味ではありません。候補の機能について、公式情報と自社の状況を一つずつ照合します。

「新しいAIを使いたい」だけでは、どの条件を調べればよいかが広がってしまいます。

例えば「入力を許可された架空の社内資料から、必要な項目を探せるか試したい」。このくらいに、最初に確かめたい仕事を絞ってみます。

実際の顧客資料や社員情報を、最初から接続する必要はありません。まず機能を試すことと、実務の情報を扱えるか確認することを分けて考えます。

今の方法で困っているところも、一緒に書いておくとよいと思います。機能が使えたとしても、その困りごとに役立つかどうかは、さらに確かめることだからです。

候補を一つ選んだら、公式の案内やヘルプを見ながら、次の点を確認します。

紹介動画の日付と、公式案内を確認した日も分けて残します。動画が公開された時点の説明を、そのまま現在の条件として扱わないためです。

見つからなかった条件は、推測で埋めず「未確認」としておきます。AIに尋ねて答えが出ても、契約や管理画面などで確かめられなければ、まだ確認できたとは言えません。

確認の結果、今の環境で試せると分かれば、一つの仕事で使ってみます。追加の設定が必要なら、誰に相談するかを決めます。

今は使えないと分かっても、検討が無駄になったわけではありません。必要なのはその特定の機能なのか、今ある道具で別の試し方ができるのかを、考え直せます。

まず、使ってみたい機能を一つ。そして、試したい仕事を一文。その二つを並べて、分かった条件と未確認の条件を分けるところから始めてみませんか。

YBBでは、経営者の希望と社員・現場の状況を出発点に、会社の仕事で何を試せるかを一緒に整理します。新しい機能を入れることを、先に決める必要はありません。